展覽會前的準(zhǔn)備工作

[中國童裝網(wǎng)] 展覽會的策劃過程是一個綜合而又復(fù)雜的過程,并不是簡單的等價交換。它是為賣家和買家提供一定的環(huán)境和場所，促使交易達(dá)成的過程。評價一場展覽會的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們在策劃展覽會的時候要充分考慮到各方面的因素。 
    一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路  
    從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時主動權(quán)又完全掌握在展覽的組織策 劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗(yàn)的組織者來說，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會達(dá)到圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒有考慮到，都要付出很大的代價。因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。  
    二、項(xiàng)目經(jīng)理制  
    目前大多數(shù)展覽公司實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理制，即項(xiàng)目經(jīng)理從展覽會的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問題的負(fù)責(zé)制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。  
    項(xiàng)目經(jīng)理策劃會議的前期工作  
    市場調(diào)研:市場調(diào)研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。
    對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷：  
    1、沒有成功召開的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)有模式。
    2、沒有創(chuàng)造出品牌
    3、沒有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒有穩(wěn)定的顧客群
    4、不了解行業(yè)市場的發(fā)展動態(tài)  
    要求項(xiàng)目經(jīng)理  
    1、具有敏銳的市場調(diào)查能力和超前的市場知識，曾經(jīng)有一個會展界同行說：“當(dāng)別人已經(jīng)占領(lǐng)了山頭，我們沒有必要去搶這個山頭，我們可以另開辟路。占領(lǐng)別人沒有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業(yè)的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備策劃這個展會時，不僅提前到實(shí)地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,確定未幾年中國發(fā)展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會的延續(xù)性。  
    2、可行性分析報告。展覽會的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報給上級主管，最終根據(jù)報告制定整體展覽會方案，因此書寫報告也是項(xiàng)目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因?yàn)闆Q策者在支持展覽會的召開是根據(jù)會議可行性報告和項(xiàng)目經(jīng)理對整個行業(yè)的了解程度來決定的。  
    項(xiàng)目場地的確定、規(guī)模及時間 
項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)市場調(diào)查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規(guī)模及時間的確定根據(jù)國際慣例，一個成品版和規(guī)模的展會，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個過程而發(fā)展壯大的。當(dāng)然展會規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風(fēng)險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據(jù)場館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國家（以國家際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求：  
    ⑴國外參展商必須要達(dá)到整體參展對象的20%  
    ⑵展會召開期間，邀請的國外參觀者要達(dá)到整個參觀人數(shù)的20%  
    在國內(nèi)很多研展會，號稱國際但大多數(shù)達(dá)不到這個要求，因此并不算是一個真正的國際展會，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。  
    場館整體的因素：  
    1、硬環(huán)境的考慮：
    Α、場館的交通是否便利；
    Β、場館周圍的酒店、娛樂設(shè)施是否齊全  
    C、場館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的  
    ①是否有貨運(yùn)電梯  
    ②場館倉庫的庫容量有多大  
    D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備。
    E、研討會的場地安排  
    2、軟環(huán)境的考慮
    ①場館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位
    ②場館的停車場及休息場所是否合理
    ③場館的水電供應(yīng)情況
    ④場館的衛(wèi)生清理工作
    ⑤會議期間場館提供的相應(yīng)服務(wù)  
    租賃方式一般分兩種情況：  
    1、以場館實(shí)際建筑面積計算，按平方米/元/天來整體計算場地租金，國際上專業(yè)會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。  
    2、按場地實(shí)際搭建展位（標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個展位/天/元計算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場館租賃的規(guī)模來算大約為整個租金的30%，也就是說整個場館的費(fèi)用為一百萬，確定場地租賃    合同后要求支付30萬的租金，因此這是策劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。  
    建議：①首次展覽會場地不要太大。根據(jù)自己的實(shí)力做出預(yù)算。控制在一萬平方米以內(nèi)為宜，南方某展覽公開發(fā)中心在策劃展會時估計失誤，過于樂觀，預(yù)定了兩萬平方米，但最終只招了4000平米的場地，結(jié)果損失了將近1.6平方米定金。  
    ②建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內(nèi)有2到3個展覽與其發(fā)生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。  
    三、項(xiàng)目招展  
    展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同：  
    A、展覽的展即展示——參展者構(gòu)成，覽即看——觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專業(yè)的展覽會，還需要邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點(diǎn)：  
    ①實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳；
    ②技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身；
    ③規(guī)模和檔次都要比較高； 
    ④注重參觀對象  
    ⑤注意展覽會議期間的相關(guān)行業(yè)研討會  
    ⑹注意參展的同行  
    例如：在我國每兩年舉辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國市場，在展覽會期間把上述6點(diǎn)展示得淋漓盡致，做到完美無缺的地步，因此策劃者在進(jìn)行招商策劃時，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進(jìn)行仔細(xì)而又深入的研究，才能做好招商工作的過程。  
    B、建議  
    ①重點(diǎn)突破幾個知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個展覽會場裝飾起來。  
    ②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。
    ③取得國內(nèi)外行業(yè)協(xié)會的支持，通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。（因?yàn)樵趪夂芏嘈袠I(yè)協(xié)會是因各個行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn)）
    ④“以會帶展，以展帶會”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會特別是專業(yè)性很強(qiáng)的展覽會，相應(yīng)召開的研討會將是展覽會的實(shí)質(zhì)性的東西，招展者在招商時可以利用自身的優(yōu)勢來通過會議的重要性來帶動企業(yè)參加展覽會。把會議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。  
    C、具體操作  
    ①項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)展會情況制定好招展計劃（因?yàn)檫@樣有利于安排展會進(jìn)程，合理安排時間。）  
    ②分配具體招展對象公關(guān)工作（按照業(yè)務(wù)員的各個優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶）。  
    ③資金運(yùn)作的到位（展覽是以展位租賃的形式進(jìn)行交易的。確定展位不一定確定的費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）  
    ④廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段  
    a.前期招商宣傳  
    b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳  
    Ⅰ、普通大眾的宣傳 Ⅱ?qū)I(yè)觀眾的宣傳 
    c.會期會場廣告宣傳  
    ⑤展覽會的服務(wù)：企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個參展指南，介紹大會的具體安排即相關(guān)的運(yùn)輸、酒店住宿等相關(guān)的服務(wù)。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會的行程以使更加合理的安排時間。