展臺工作之展前工作

[中國童裝網(wǎng)] 展臺工作是整個展覽工作最重要、最關(guān)鍵的階段，所有展覽籌備工作都是為了這個階段。展覽的價值主要在這一階段得到實(shí)現(xiàn)。如果籌備順利、充分，展臺工作將決定展出是否成功。如前所述，準(zhǔn)備工作相當(dāng)于“搭臺”，展臺工作相當(dāng)于“唱戲”。臺搭好了，演出還不算成功；戲唱好了，演出才算成功。
       展臺工作指展覽會開幕期間展臺工作人員在展臺上的工作，包括展臺接待、展臺推銷、展臺記錄等工作。
       展前工作
       展前工作是指展臺人員抵達(dá)展出地至展覽會開幕前這一段時間所做的工作。展前工作既是籌備工作的最后沖刺階段，也是展臺工作的前奏。這一段工作的特點(diǎn)：一是時間有限，沒有任何延長的余地，因此相當(dāng)緊張；二是各項(xiàng)籌備工作齊頭并進(jìn)全面開展，事情多、環(huán)節(jié)多，容易忙亂，因此壓力相當(dāng)大。為了使各項(xiàng)工作按質(zhì)、按量、按時完成，必須進(jìn)行有效地管理。
     （1）展臺籌備
       第一是計劃。開始工作之前，通盤考慮各方面的工作，詳細(xì)制定計劃，協(xié)調(diào)安排工作，尤其是相互關(guān)聯(lián)的工作一定要考試周到，比如運(yùn)輸和施工，施工和布置等。如果幾項(xiàng)工作互相銜接，就必須規(guī)定截止期。在展覽工作中，按時非常重要。各項(xiàng)工作要落實(shí)到人。制定好計劃后，可以編制工作進(jìn)度表。如果展臺規(guī)模小，可以由展臺經(jīng)理一人制定計劃、指揮。如果展臺規(guī)模大，則應(yīng)當(dāng)由各方面具體負(fù)責(zé)人制定細(xì)節(jié)計劃，由展臺經(jīng)理協(xié)調(diào)總計劃。
       第二是布置。工作、時間和人員安排好后，必須通知到每個有關(guān)人員，并將計劃表發(fā)給展臺人員，讓其知道自己的工作任務(wù)、職權(quán)范圍、工作期限。除了讓有關(guān)人員知道自己的工作之外，還應(yīng)該知道相關(guān)人員和工作的前后銜接關(guān)系。
       第三是監(jiān)督。展覽管理工作中要有檢查、監(jiān)督機(jī)制。各方面的負(fù)責(zé)人和展臺經(jīng)理要隨時、頻繁地檢查、監(jiān)督工作進(jìn)度和質(zhì)量，使展前工作嚴(yán)格按計劃實(shí)施。
       第四是協(xié)調(diào)。一旦出現(xiàn)問題，立即設(shè)法調(diào)整、解決。必要時加人、加班。
       第五是檢查。各項(xiàng)工作要檢查驗(yàn)收。對于委托的工作，比如展臺施工、道具租賃、展品運(yùn)輸?shù)榷紤?yīng)當(dāng)進(jìn)行檢查驗(yàn)收。檢查驗(yàn)收應(yīng)有書面憑據(jù)。檢查主要是為了保證工作質(zhì)量，同時檢查結(jié)果也是解決糾紛的憑據(jù)。
       第六是聯(lián)絡(luò)工作。展臺人員在抵達(dá)展覽會所在地后，應(yīng)當(dāng)接觸到有關(guān)部門，首先，與當(dāng)?shù)卮�理�?lián)系。當(dāng)?shù)卮�理熟悉環(huán)境，可以幫助解決一些問題；其次，與展覽會各方面建立聯(lián)系，包括展覽會的新聞中心、問訊處、接待人員、技術(shù)人員、新聞經(jīng)理、以及現(xiàn)場組織經(jīng)理；第三，與運(yùn)輸公司聯(lián)系，如果是出境展出，還會涉及海關(guān)，也要建立關(guān)系；第四，與施工公司聯(lián)系。如果有可能，與提供展具、服務(wù)等單位也有直接聯(lián)系，這種人際關(guān)系有助于合同對方執(zhí)行合同，并在困難的條件下，能獲得其優(yōu)先服務(wù)；第五，如果是出境展出，與當(dāng)?shù)厥桂^、商務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，他們可以提供當(dāng)?shù)厥袌銮闆r。另外，視展出需要與其他有關(guān)方面建立聯(lián)系，比如：如果展出規(guī)模大，展出目的是宣傳，就可以與當(dāng)?shù)匦侣劽襟w建立聯(lián)系。到達(dá)展場后，要立即拜見展覽會負(fù)責(zé)人，建立聯(lián)系。
       第七是展品、運(yùn)輸工作。主要是辦理有關(guān)手續(xù)，將展品運(yùn)抵展場、進(jìn)館、就位、開箱、清點(diǎn)、布置。清點(diǎn)要認(rèn)真，根據(jù)編號逐件清點(diǎn)，逐項(xiàng)核對，如果發(fā)現(xiàn)點(diǎn)多、點(diǎn)缺、損壞等情況應(yīng)按規(guī)定填寫原始憑證或受損報告書�？障洳灰獡p壞，包裝材料等要保留在原箱內(nèi)，因?yàn)檎购蟛徽撌浅鍪�，回運(yùn)都需要再包裝。需要操作的展品，一定要試運(yùn)作正常后才能在展覽期間示范。安排空箱搬運(yùn)、儲存。這項(xiàng)工作主要是與運(yùn)輸公司協(xié)調(diào)好。
      第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的籌備工作。在開幕前，施工、布置工作必須100%的完成。展覽會開幕日期和時間完全沒有靈活性。因此，一定要計劃、安排、管理好施工、布置工作，按時按質(zhì)將展臺搭好。
       第九是宣傳工作。在此之前，已向所有現(xiàn)有和潛在客戶做了宣傳工作。展臺人員抵達(dá)展出地后，主要是直接聯(lián)系、邀請最重要的客戶。與工商會、行業(yè)協(xié)會聯(lián)系，特別是與展出產(chǎn)品有關(guān)的協(xié)會團(tuán)體聯(lián)系。邀請他們前往參觀展出。新聞工作是宣傳工作的一部分。如果需要就拜見展覽會新聞負(fù)責(zé)人，并熟悉新聞室及其活動安排，提供自己的新聞稿。充分利用展覽會的新聞、宣傳、廣告活動。
       第十是公關(guān)工作。如果有比較大的活動，比如開幕式、館日、貴賓訪問等，工作環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)比較多。這類工作宜委托給專業(yè)公關(guān)公司辦理。
       第十一是行政工作。辦理入場證、停車證，安排雇傭臨時人員等，雖然是一些非主要工作，但是不辦妥可能會造成比較大的麻煩。因此也要細(xì)心一一辦妥。